Guide complet pour fédérer ta team
Organiser un séminaire mémorable nécessite une planification méticuleuse et une compréhension approfondie des besoins de ses collaborateurs. Découvre notre guide complet en 6 étapes clés pour créer une expérience immersive et enrichissante.
1. Définir les Enjeux et Objectifs
Commence par définir clairement les enjeux et les objectifs de ton séminaire, en tenant compte des temps forts de l’entreprise, que ce soit pour des petites équipes ou pour toute l’entreprise.
Enjeux & Objectifs
- Motiver ses collaborateurs, team building
- Re-mobiliser ses salariés suite à une réorganisation ou restructuration
- Former les nouveaux arrivants
- Créer un esprit de cohésion
- Renforcer le leadership des managers / partners
- Resserrer les liens d’un comité de direction (Codir, Comex, Comop, Copil)
Valeurs
Assure-toi que chaque aspect du projet soit aligné aux valeurs de ta boîte. De plus en plus de salariés souhaitent des initiatives plus durables, dans des destinations accessibles en train et plus en lien avec leurs engagements environnementaux.
« Loin des écrans, proche de son équipe. »
Des start-ups engagées telles que l’agence Explora Project, qui proposent désormais des Séminaires Ultimes en pleine nature et avec des activité insolites. Première agence de voyage française à mission, elle part aujourd’hui à la conquête des entreprises pour leur proposer des séjours courts en entreprise, expérientiels et bas carbone.
2. Choisir le format idéal
Durée
La durée idéale d’un séminaire est de 3 jours et 2 nuits. Cette formule est parfaite pour tenir sur des jours en semaine, tout en permettant un temps suffisamment long pour former un mindset d’entraide. Si le programme inclut un petit temps de trajet, cela permettra d’être dans les meilleures dispositions pour déconnecter et tirer des bénéfices de ce moment au vert.
Moment de travail
Inclure une session de travail ou privilégier du 100% loisir ? Cela dépendra de ton objectif. Dans les 2 cas, un cadre ressourçant et un bon mindset est essentiel pour faire passer des messages, se concentrer sur certaines problématiques ou tout simplement souder les liens.
Budget
La fourchette de budget peut varier du simple au double en fonction des activités et du lieu. Pour un séminaire outdoor de 3 jours / 2 nuits, avec hébergement, activités et salle de réunion, il faut compter entre 200€ et 500€ HT par jour et par collaborateur.
Intervenants
La présence de personnes tierces telles que des spécialistes du coaching, experts de l’industrie, athlètes de haut niveau ou encore auteurs-conférenciers marque souvent les esprits. C’est l’occasion de donner une dimension plus humaine et inspirante à ce moment privilégié.
3. Choisir la meilleure période
Maximise ton impact en évitant les périodes de vacances scolaires ou semaines chargées. Privilégie des moments stratégiques tout au long de l’année.
Périodes à privilégier
- Pour lancer ton année : janvier-février-mars
- Pour motiver ses troupes ou resserrer les liens : avril-mai-juin-juillet
- Pour kickstarter la rentrée : septembre-octobre
- Pour récompenser ou féliciter des performances : novembre-décembre-janvier
Idées d’activités
Activités en toute saison
- Ateliers écologiques : Fresques du Climat, Nos Vies Bas Carbone etc.
- Walk and talk : une réunion en marchant en pleine nature – simple à mettre en place et très efficace. Idéal pour lutter contre la réunionnite
- Conférence avec un·e speaker inspirant
- Atelier cuisine zéro déchet
- Course d’orientation
Top activités – Été
- Randonnée / mini-trek
- Cani-rando
- Kayak
- Premier quart de nuit – Voile
- Bivouac : les meilleurs spots et nos conseils
- Yoga & ayurveda : 4 raisons de pratiquer le yoga en altitude
- Vélo / gravel
- Atelier stage de survie
- Atelier contes & astronomie
- Trail
- Soirée feu de camp
- Biathlon d’été
Top activités – Hiver
- Rando raquettes
- Chiens de traineau
- Ski de rando
- Ski de fond / ski nordique / skating
- Biathlon
- Yoga hivernal
- Vin chaud & flambeaux
- Apnée sous glace
- Construction d’igloo
- Courses de luges
- Renforcement musculaire par le froid (bain glacé) – découvre ses 10 bienfaits insoupçonnés
4. Définir le lieu & le transport
Le lieu
Privilégie une évasion dans des lieux outdoor en France pour favoriser la réflexion dans un cadre cadre ressourçant. Préfères-tu un camp de base sur les 2 nuits ou une aventure en itinérance qui favorise le mouvement et la diversité ? L’avantage d’un camp de base est la notion un peu plus confort car les participants n’auront pas à transporter leurs affaires sur la journée, et ce genre d’hébergement dispose généralement d’espaces pour mettre en place un moment de travail. Pour un court séjour en itinérance, il faudra miser sur une expédition plus sportive, exit les ordinateurs, bonjour l’aventure !
Moyens de transport recommandés
Le train : Les voyages en train émettent moins de CO2 par passager que les vols, tout en offrant un moyen confortable de se déplacer. Choisis un itinéraire qui te permettra de profiter de superbes paysages en chemin. Tu peux consulter les horaires et réserver des billets sur des sites tels que SNCF, TGV INOUI, ou Trainline
Le train de nuit : si le lieu qui te fait rêver est un peu trop loin de ton siège, pense au train de nuit. Une excellente manière de commencer l’aventure et de marquer les esprits en encourageant les moyens de transport bas carbone. Des sites tels que Hourrail, Mollow donnent de superbes exemples de destinations facilemement accessibles en transport bas carbone.
Le vélo : quoi de plus écologique que le vélo. On te conseille l’app Hexplo, le planificateur idéal du voyage à vélo. Les apps Komoot et Strava sont également très utiles pour tracer des itinéraires multi-transports. A pieds, à vélo, tout est possible !
Explora Project propose notamment de nombreux séjours entreprises dans des lieux facilement accessibles en train.
5. Définir le Programme & Établir un Rétroplanning
Exemple d’un programme équilibré :
J1
- Matin : arrivée + pot d’accueil, moment d’inclusion
- Midi : resto / pique-nique avec vue
- Après-midi : activité insolite
- Soir : apéro outdoor + dîner + moment festif
J2
- Matin : petit-déjeuner + activité
- Midi : resto / pique-nique avec vue
- Après-midi : activité + atelier écologique / moment business
- Soir : apéro outdoor + dîner + moment festif
J3
- Matin : petit-déjeuner + moments de « déclusion »
(où chacun exprime son ressenti suite à ce séjour) - Midi : rando + resto / pique-nique avec vue
- Après-midi : retour siège
Rétroplanning & organisation
Maintenant que tu as tous ces éléments en tête, créé un rétroplanning efficace, pour ne pas te laisser submerger par l’orga. Pour cela, voici la marche à suivre en 4 étapes :
- Identifie les participants essentiels
- Crée un sondage pour t’assurer que tout le monde est disponible sur les dates envisagées
- Définis bien le lieu, la durée maximale de trajet, le programme général (voir les points ci-dessous), le niveau de confort pour l’hébergement, la condition physique de chacun et les moments festifs.
- Prévois au moins 2 mois de planification et privilégie des agences spécialisées comme Explora Project pour garantir une mise en œuvre sans accroc et répondre à tous tes besoins.
6. Embarquer ses collaborateurs dans l’Aventure
Un séminaire réussi passe également par une communication efficace. Embarquer ses collaborateurs en communiquant à l’avance les objectifs et le programme attrayant. Chaque participant doit comprendre qu’il y aura un avant et un après. Ce postulat de base permet à tout le groupe d’arriver dans des dispositions favorables à créer la bonne atmosphère.
Conseil : envoyer un sondage après le séjour pour récolter du feedback est utile pour donner de nouvelles idées pour les futurs événements.
En intégrant ces étapes clés, ce séminaire est bien plus qu’un simple événement d’entreprise. Il devient une aventure immersive, renforçant l’esprit d’équipe et laissant des souvenirs durables. De même qu’une aventure outdoor au sommet, vous arrivez en équipe, vous repartez en cordée.
